近年、企業のグローバル化に伴い、海外出張の機会が増加しています。そんな中、総務部や管理部、IT企画室などの担当者が頭を悩ませているのが、社員の海外出張時における通信環境の整備です。

現地での業務効率を左右する重要な要素であるにもかかわらず、個人任せにしているケースも少なくありません。

本記事では、なぜ企業として海外出張用のポケットWiFiを用意する必要があるのか、そしてどのような点に注目して選定すべきかについて、実例を交えながら解説していきます。

海外出張にポケットWiFiが必要な理由

海外出張時の通信環境の重要性

海外出張において、安定した通信環境の確保は欠かせません。クライアントとのオンラインミーティング、本社との緊急連絡、各種業務システムへのアクセスなど、インターネット接続は業務遂行の基盤となっています。

特に、新型コロナウイルス感染症が流行して以降、オンラインコミュニケーションの重要性は一層高まっています。出張先での通信環境が整っていないことで業務に支障が出れば、出張自体の意義が失われかねません。

起きがちなトラブル事例の紹介

実際の事例から、通信環境の整備がいかに重要かを見ていきましょう。

ある企業の営業担当者が中国出張した際、現地SIMを購入しましたが、言語の壁で適切な設定ができませんでした。結果として重要なミーティングに遅れを取ってしまい、取引先との信頼関係に影響を及ぼしかねない事態となりました。

さらに、香港出張中の社員が直面したケースもあります。急遽オンライン会議への参加が必要となりましたが、安定した通信環境が確保できず、会議中に何度も接続が切れてしまいました。結果として、重要な議論に十分な参加ができず、後日改めて情報共有が必要となってしまいました。

なぜ会社としてポケットWiFiを用意する必要があるのか

ストレス軽減

社員が個別に通信手段を確保しようとする場合、様々なストレスや不安を抱えることになります。

通信環境確保に奔走する時間的損失、言語の壁による設定の困難さ、予期せぬ高額請求への不安、通信速度や安定性への懸念など、本来の業務以外の要因で大きなストレスを抱えることになります。

会社が通信手段を推奨、提供することで、これらの不安要素を解消し、社員が本来の業務に集中できる環境を整えることができます。

生産性の向上

安定した通信環境の確保は、業務の生産性向上に直結します。

オンライン会議をストレスなく実施できるようになるだけでなく、本社との情報共有やコミュニケーションもスムーズに行えるようになります。クラウドサービスへのアクセスも安定し、急な資料の確認や更新にも即座に対応できるようになります。

結果として、限られた出張期間を最大限に活用し、期待される成果を上げることができます。

業務効率化

管理部門の視点からも、会社としての通信環境整備は大きな効率化をもたらします。

申し込みから管理までを一括で行えることで、手続きが大幅に簡素化されます。経費精算の手間も削減され、利用状況の把握や分析も容易になります。

さらに、通信コストの最適化も実現でき、部門全体の業務効率向上につながります。

リスク管理

セキュリティの観点からも、会社としての通信環境整備は重要な意味を持ちます。

公共WiFiの利用に伴うセキュリティリスクを回避し、情報漏洩を防止することができます。また、コンプライアンスの確保も容易になり、トラブルが発生した際も一元的な対応が可能となります。

近年増加しているサイバーセキュリティの脅威に対しても、企業として適切な対策を講じることができます。

コストメリット

個人での手配と比較して、会社としての一括契約には明確なコストメリットがあります。

法人契約による優遇条件の適用や、一括管理による運用コストの削減が可能です。また、予期せぬ追加費用の発生を抑制でき、経費処理の効率化による間接コストの削減も実現できます。

結果として、企業全体での通信コストの最適化が図れます。

企業が重視すべき選定ポイント

信頼性・セキュリティ

企業利用において最も重要な要素の一つが、信頼性とセキュリティです。データの暗号化対応やVPN接続の可否、セキュリティ認証の有無などを確認する必要があります。

また、通信履歴の管理機能も、企業のセキュリティポリシーに適合しているかどうかを慎重に検討すべきです。

通信速度・安定性

業務利用に耐える通信品質の確保は不可欠です。4G/5Gへの対応状況や、各国での実効速度、通信の安定性などを確認します。

特に、通信制限の有無については、業務に支障が出ない程度の容量が確保されているかを見極める必要があります。

取扱対象国の豊富さ

グローバルに展開する企業にとって、対応国の多さは重要な選定基準となります。主要な出張先国のカバー状況はもちろん、新興国市場での対応状況も確認が必要です。

また、地域別の通信品質やローミングパートナーの充実度も、安定した通信環境の確保には欠かせない要素です。

通信規制のある国への出張対策

中国などの通信規制がある国への対応は、特に慎重な検討が必要です。現地の通信規制への対応状況や、プレミアム回線の提供有無を確認します。

また、実績のある通信事業者との提携状況や、トラブル時のサポート体制も重要な判断材料となります。

使用日数やエリアに応じた料金体系

効率的なコスト管理のためには、料金体系の柔軟性も重要です。利用日数に応じた課金システムや、エリア別の料金設定を確認します。

また、最低利用期間の条件やキャンセルポリシーなども、事前に把握しておく必要があります。

グロモバWiFiでの管理・運用

申込から返却までの流れ

グロモバWiFiでは、効率的な運用フローを提供しています。申込はオンラインで簡単に行え、法人専用の申込フォームも用意しています。必要情報の一括登録や利用開始日の指定も容易で、企業の要望に柔軟に対応できます。

受取方法も複数用意されており、最大3日前（追加料金のお支払いで最大6日間前）からの受け取りが可能です。管理部での一括受取にも対応しており、空港カウンターでの受け取りや宅配での受け取りなど、状況に応じて最適な方法を選択できます。

返却方法も利用者の利便性を考慮し、ポスト投函での簡単返却に対応しています。返却用封筒は無料、週末の返却も可能です。また、延長手続きもオンラインで完結できる仕組みが整っています。

経費処理の効率化

効率的な経費処理をサポートする機能も充実しています。請求書払いに対応し、月締めの一括払いも可能です。

トラブル対応フロー

365日の安心サポート体制を整えています。LINEでお問い合せが可能、カスタマーサポートが日本語での対応するため、現地での不測の事態にも迅速に対応できる体制が整っています。

おわりに

海外出張時のWiFi環境整備は、もはや企業の競争力を左右する重要な要素となっています。適切なサービスを選択することで得られる二つの大きなメリットに注目する必要があります。

一つは、管理部門の業務負担軽減です。申し込みから返却までの一連のプロセスを効率化し、経費処理を簡素化することで、管理部や総務部、IT部門の業務効率が大幅に向上します。

もう一つは、社員満足度の向上です。安定した通信環境を確保することで、社員は本来の業務に集中でき、ストレスなく海外での業務を遂行することが可能になります。

信頼性の高いサービスを活用することで、これらのメリットを最大限に享受することができます。本記事で解説した選定ポイントを参考に、貴社に最適なWiFiレンタルサービスを選択していただければ幸いです。